本業の残業を減らしてくれた！私の一押しリネームツール
前回、リネームツールは救世主ということで
100％AIさんが作ったツールと
私が、Excelで作ったツールを比較しましたが
今回は、このExcelで作った方のツールを
もう少し詳しくお伝えします。
このExcelツールで「やりたいこと」と事前準備
やりたいことは、とってもシンプルです。
「変更前（A列）のファイル名を、
変更後（B列）のファイル名に一括変換する」
これだけです！
事前の準備として、
名前を変えたいファイルを入れる
フォルダを1つ作っておきます。
（私は「ファイル名変更」というフォルダにしています）
そのフォルダの場所を
フォルダパスのところに書いておきます。
このフォルダを見に行って
このフォルダの中のファイル名を変更してねって
Excelにお知らせしておきます
使い方は簡単3ステップ！ボタンを順番に押すだけ
- ①ボタン一発でファイル名を取得！
名前を変えたいファイルを
指定のフォルダに入れて、
ツールにある「①スキャナ」のボタンを押します。
すると、
A列にフォルダに入っている子たちの名前が、
その数分、ずらっと自動で書き出されます。
メールで受信したPDFファイルなどを
ファイル名変更フォルダに入れて
会社のルールのファイル名に変更するなど
使う人によって、いろいろだと思います。
- ②Excelならではのカスタマイズで、変更後の名前を作る
ここでポイントなのが、
「変更前と変更後のファイル名が
パッと見て分かりやすいこと」です。
私の会社で使っているスキャナは、
スキャンした【時間順】に自動で名前を付けてくれます。
つまり、スキャナで取った順番通りに
ファイルが並んでいるというルールがあります。
そのルールをもとに、
手元の請求書などを見ながら
上から順番に変更後の名前を
入力していけばいいので
迷うことがありません。
そして、下の画像の
「取引先名」より右には、
変えたいファイル名のルールを
それぞれ入れておきます。
・取引先名は、いつもの管理簿からコピー＆ペースト
・「請求書」「領収書」など決まった文字は、
リストから選べるように設定
こういった使いやすいカスタマイズが簡単にできるのが
Excelツールの最大の強みです！
取引先名列以降に入力した内容は、
関数を使って「関数入ってる」列に
自動で組み合わさるようにしています。
そして
「②値貼り付け」ボタンを押せば
修正後列（値貼り付け）にそのまま入ります。
- ③一瞬で変わる瞬間がめちゃくちゃ気持ちいい！
最後に
「③ファイル名変更」
のボタンを押すと……
フォルダに入っていた子たちの
ファイル名が一瞬でガラッと変わります！
最初にお試しする時は、
ぜひ「③ファイル名変更」のボタンを押す瞬間に、
フォルダの画面も一緒に見えるように置いてみてください。
一気にファイル名が変更されるところが目に見えて、
めちゃくちゃ気持ちいいのでオススメです！
- ④リセットボタンで、一括クリア
前のデータを④のリセットボタンでクリアするの
地味にめんどうだったので、このボタン追加しました。
私は2列だけクリアしてますが
もちろん、取引先名以降もクリアすることも可能です。
（最後の拡張子の欄はあった方がいいです）
このツールが向いている人と、Excelならではのメリット
どんな人におすすめ？
このツールは、
・複数のファイル名を一気に変更したいとき
・名前のルールが決まっていて、
1つずつ手で変えるのがめんどくさいとき
に大活躍します。
もちろん、修正後のところに
直接自分で変更したい名前を打ち込んで
ボタンを押すだけでもちゃんと変更できます。
変換したいファイルが5個以上あると、
このツールの良さがわかると思います。
私も変更ファイルが2個とかなら
手でファイル名変更してますので
無理にツールを使う必要はありません。
実体験から生まれた、失敗を防ぐ「こだわりポイント」
最後に、このツールならではの注意点です。
PDFファイルを開いたまま
ファイル名を変更しようとすると、
エラーが出てしまいますよね。
もちろん、このツールを使っても
同じことが起こります。
私も、本業の作業中に
何回もそのエラーに引っかかって
「あ、また閉じ忘れてた！」となりました。
そこで、過去の自分への警告も含めて、
ファイル名変更ボタンのすぐ上に
「ファイルは閉じましたか？」
という注意書きを追加しました。
こういう
「自分の失敗から生まれるアップデート」
ができるのも
自作ツールの楽しいところです。
最後に
もし、このツールを使ってみたい！
という方がいらっしゃれば、
シェアできたらいいなと思っています。
まだまだ準備中の部分もありますが
まずはこのブログを見てくださっているみなさんに
少しでも役立つ情報やツールを
お届けできたらと思っています。
今の段階では、私自身も
「どんなツールがあったらみんなの仕事が楽になるかな？」
と勉強させていただいている時期です。
そのため、ツールを使っていただいた感想や、
「ここがもっとこうなったら使いやすい！」
といった生のご意見を、
ぜひコメントやLINEで教えていただけると
めちゃくちゃ嬉しいです！
みなさんの声を参考にしながら、
もっと便利なツールを育てたり、
いつか「仕事のめんどくさい」を
楽しく解決できるような仲間が集まるコミュニティが作れたらいいな
なんて妄想しています。
「ちょっと中身を見てみたい」
「使ってみたい！」という方は、
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